1、工程资料的形成应符合国家有关的法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件规定。
2、工程资料应随工程进度同步收集、整理，并应按立卷要求归类，认真书写、字迹清楚，项目齐全、准备、真实，有关责任方签字盖章。
3、资料员应负责其施工范围内的施工资料的收集、整理和审核工作，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。
4、资料员做施工资料要实行报验、报审管理。施工过程中形成的资料应按报验、报审程序，通过相关技术负责人审核后（比如工程联系单、设计变更、经济签证单、隐蔽验收等），才能报监理单位或建设单位（相关单位）。
5、施工资料的报验、报审应有时限性的要求（比如材料报验一定要在施工工序报验前完成）。工程相关资料应根据合同中约定的报验、报审、申报时间和审批时间不得影响正常施工（如开工报告、设计变更、进度款支付、窝工、工期、材料验收、隐蔽验收、竣工验收、竣工资料移交等）。
6、资料员在新派项目上，应与监理单位、总承包单位、建设单位明确施工资料的移交套数、移交时间、质量要求及验收标准等。
7、应在工程竣工验收前，将工程的施工资料整理汇总完成。
8、在工程竣工验收后3个月内，必须向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程竣工资料档案（移交城建档案馆的资料必须为原件）。
9、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并及时向建设单位移交。[!--temp.changyandashang--]